Facturation VTC : le guide de la conformité
Une facturation non conforme ne se remarque pas au quotidien. Elle se paie au contrôle, ou le jour où un donneur d’ordre refuse de payer.
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La facturation d’une activité VTC obéit aux règles générales de la facturation française, avec quelques spécificités liées au transport de voyageurs. Ce guide couvre ce qu’il faut respecter et les erreurs les plus fréquentes.
Les mentions obligatoires
Une facture incomplète est contestable, tant par l’administration que par votre donneur d’ordre. Ces éléments doivent figurer sur chaque document émis.
- Identité et coordonnées complètes de l’émetteur, avec numéro d’identification
- Identité et coordonnées du destinataire
- Numéro de facture unique, issu d’une séquence continue
- Date d’émission et date de réalisation de la prestation
- Désignation précise de la prestation
- Prix unitaire hors taxes, taux et montant de TVA, total TTC
- Mention de la franchise en base lorsque vous en relevez
- Conditions de règlement, délai et pénalités de retard applicables
La numérotation : la règle la plus stricte
La numérotation doit être chronologique, continue et sans rupture. Trois conséquences pratiques, souvent découvertes trop tard.
- Une facture émise ne se supprime pas : elle se corrige par un avoir
- On ne réutilise jamais un numéro, même après annulation
- On n’exploite pas plusieurs séquences en parallèle sans justification structurelle
La dernière erreur est fréquente chez ceux qui facturent sur tableur : un modèle par donneur d’ordre crée mécaniquement plusieurs séquences concurrentes, ce qui rend l’ensemble contestable.
L’avoir : corriger sans casser la séquence
L’avoir est le seul outil de correction admis. Il fait référence à la facture initiale et annule tout ou partie de son montant. La facture d’origine demeure — c’est précisément ce qui préserve la continuité de la séquence.
La conservation des documents
Les factures doivent être conservées plusieurs années, dans un format garantissant leur lisibilité et leur intégrité. Un dossier de fichiers modifiables sur un ordinateur personnel ne remplit pas correctement cette exigence — sans parler du risque de perte matérielle.
Les cas particuliers du transport de personnes
- Sous-traitance : deux relations distinctes, donc deux facturations à ne pas confondre
- Mise à disposition : la prestation se facture sur une amplitude, pas sur un trajet
- Événements multi-missions : une facturation groupée est possible, à condition de détailler les prestations
- Frais annexes (péages, parking, attente) : leur traitement doit être défini à l’avance avec le donneur d’ordre
Ce qu’un logiciel garantit — et ce qu’il ne garantit pas
Un logiciel adapté supprime les erreurs mécaniques : séquence continue, mentions présentes, taux appliqué selon votre régime. En revanche, aucun outil ne choisira votre régime fiscal à votre place ni ne vérifiera que votre prix couvre vos coûts. La conformité technique et la pertinence économique restent deux sujets distincts.